Softwareentwicklung mit KI: Wann lohnt sich eine eigene Lösung?
Eine Anfrage kommt per E-Mail. Eine Mitarbeiterin übernimmt die Angaben in eine Excel-Liste, prüft Preise im Warenwirtschaftssystem und bittet einen Kollegen um Freigabe. Später fragt der Vertrieb nach dem aktuellen Stand. Die Antwort steckt irgendwo zwischen Postfach, Tabelle und Fachsystem.
Für einen solchen Ablauf könnte eine kleine Fachanwendung viel zusammenführen: Bearbeitungsstand, Zuständigkeiten, Daten und Freigaben. KI-gestützte Softwareentwicklung gibt Unternehmen einen Anlass, bislang zurückgestellte Vorhaben neu zu bewerten. Entscheidend ist, ob die Lösung den Arbeitsalltag so weit verbessert, dass sich Erstellung, Einführung und Betrieb lohnen.
Was KI an der Entwicklung verändert
Aktuelle Entwicklungsagenten können vorhandenen Code untersuchen, Änderungen umsetzen, Tests ausführen und bei der Fehlersuche helfen. Damit reichen ihre Aufgaben über einzelne Codevorschläge hinaus. Auch Prototypen und kleinere Erweiterungen lassen sich mit solchen Werkzeugen bearbeiten.
Für Auftraggeber kann das den Weg zu einer passenden Lösung erleichtern. Eine frühe Version macht sichtbar, ob ein geplanter Ablauf verständlich ist. Wiederverwendbare Bausteine können den Anteil begrenzen, der individuell entwickelt werden muss. Fachliche Rückmeldungen lassen sich auf dieser Grundlage konkret besprechen.
Wie viel Aufwand sich tatsächlich reduzieren lässt, hängt vom Vorhaben ab. Unklare Anforderungen, schwer zugängliche Altsysteme und zahlreiche Sonderfälle bleiben auch mit KI aufwendig. Deshalb lohnt sich eine neue Kalkulation des konkreten Falls.
Wie wir KI-Agenten, Prüfung und Freigabe in unserer Product Factory verbinden, zeigt So arbeiten wir.
Wann Standardsoftware, Anpassung oder Eigenentwicklung passt
Prüfen Sie zuerst, was Ihre vorhandene Software bereits kann. Manchmal fehlt nur eine Einstellung, ein Freigabeablauf oder eine Verbindung zwischen zwei Systemen. In anderen Fällen sind die fachlichen Besonderheiten so ausgeprägt, dass eine eigene Anwendung sinnvoll wird.
| Weg | Wann er passt | Beispiel |
|---|---|---|
| Standardsoftware nutzen | Ein Produkt bildet den Ablauf ausreichend gut ab. | Anfragen und Zuständigkeiten in einem vorhandenen CRM verwalten. |
| Vorhandene Software anpassen | Der Kern passt, einzelne Regeln oder Ansichten fehlen. | Einen Freigabeschritt im Fachsystem ergänzen. |
| Systeme verbinden | Funktionen sind vorhanden, Daten werden aber mehrfach eingegeben. | Kundendaten und Status zwischen CRM und Warenwirtschaft übertragen. |
| Eine eigene Anwendung entwickeln | Besondere Abläufe bleiben mit vorhandenen Lösungen umständlich oder unzureichend abgebildet. | Unterschiedliche Prüfungen, Zuständigkeiten und Ausnahmen in einem Arbeitsfenster zusammenführen. |
Diese Wege lassen sich kombinieren. Eine eigene Anwendung kann einen kleinen Ausschnitt des Arbeitsalltags übernehmen und vorhandene Systeme weiterverwenden. Dafür muss das Unternehmen nicht seine gesamte IT ersetzen.
Eine mit KI gebaute Anwendung braucht nicht selbst KI
Für Pflichtfelder, Preisberechnungen und Freigabegrenzen reichen häufig eindeutig beschriebene Regeln. Eine solche Anwendung kann mit KI-Unterstützung entwickelt werden und im Betrieb vollständig ohne Sprachmodell auskommen.
KI-Funktionen im fertigen Produkt werden interessant, wenn sie einen zusätzlichen Nutzen haben: etwa Angaben aus unterschiedlich formulierten E-Mails übernehmen oder einen Antwortentwurf vorbereiten. Für fehlende oder widersprüchliche Informationen braucht der Ablauf dann eine passende Prüfung.
Für die Entscheidung sind deshalb zwei Fragen getrennt zu beantworten: Wie wird die Software entwickelt, und welche Funktionen benötigt sie bei der täglichen Nutzung? Ihre Fachaufgabe bestimmt die zweite Antwort.
Woran Sie einen guten Kandidaten erkennen
Eine eigene Lösung verdient eine genauere Prüfung, wenn ähnliche Vorgänge regelmäßig Aufwand verursachen und der Fachbereich ein besseres Ergebnis beschreiben kann. Hinweise sind wiederkehrende Mehrfacheingaben, lange Wartezeiten auf Freigaben, schwer auffindbare Bearbeitungsstände oder Fehler beim Übertragen von Daten.
Für unser Anfragebeispiel wären drei konkrete Ziele denkbar: Angaben werden nur einmal erfasst, der zuständige Bearbeiter ist sichtbar und der nächste Schritt lässt sich ohne zusätzliche Statusabfrage erkennen. An solchen Zielen kann eine erste Version geprüft werden.
Der Fachbereich bleibt dafür entscheidend. Wann ist eine Anfrage vollständig? Wer darf einen Preis ändern? Was passiert bei einer ausbleibenden Freigabe? Gute Entwicklungswerkzeuge können die Umsetzung unterstützen; diese Entscheidungen müssen im Unternehmen geklärt werden.
Wenn ein Ablauf nur selten vorkommt oder bereits von einer passenden Standardfunktion abgedeckt wird, kann eine zusätzliche Anwendung mehr Pflegeaufwand als Nutzen erzeugen. Bei noch ungeklärten Anforderungen ist zunächst ein begrenzter Prototyp oder eine fachliche Klärung sinnvoll.
Die Rechnung beginnt beim heutigen Aufwand
Erfassen Sie, wie häufig der Vorgang auftritt und wie viel Arbeitszeit heute für seine Bearbeitung, Rückfragen und Korrekturen benötigt wird. Daraus entsteht eine erste Grundlage, um mögliche Verbesserungen zu bewerten. Zuverlässigere Abläufe und bessere Nachvollziehbarkeit können ebenfalls wichtig sein, auch wenn sie sich nicht sofort in Euro ausdrücken lassen.
Dem stehen Erstellung, Einführung, Datenübernahme, Schnittstellen, Lizenzen, Betrieb und spätere Änderungen gegenüber. Auch die Mitarbeit Ihres Fachbereichs und die fachliche Abnahme gehören zum Aufwand.
Frei werdende Arbeitszeit ist zunächst zusätzliche Kapazität. Kosteneinsparungen entstehen, wenn tatsächlich Kosten entfallen. Wird die gewonnene Zeit für andere wertvolle Aufgaben genutzt, kann daraus zusätzlicher wirtschaftlicher Nutzen entstehen. Diese Unterscheidung macht die Entscheidung belastbarer als eine pauschale Prozentzahl zur Produktivität von KI.
Was Sie vor dem Start vereinbaren sollten
Legen Sie fest, welcher Ablauf verbessert werden soll, welche Systeme beteiligt sind und woran Sie eine gelungene Umsetzung erkennen. Vereinbaren Sie außerdem, wer den Betrieb übernimmt, wie Änderungen beauftragt werden und welche Übergabeunterlagen Sie erhalten. Nutzungsrechte, Zugang zum Quellcode und Datenexport sollten im Angebot nachvollziehbar geregelt sein.
Eine erste nutzbare Version prüfen Sie an typischen Fällen und bekannten Ausnahmen. Dazu gehören auch fehlende Angaben, doppelte Eingaben und vorübergehend nicht erreichbare Systeme. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob weitere Funktionen den zusätzlichen Aufwand rechtfertigen.
Welcher Ablauf bremst Ihr Team?
Beschreiben Sie einen Vorgang zwischen Excel, E-Mail und Ihren Fachsystemen: Wer arbeitet daran, welche Informationen werden übertragen und wo entstehen Rückfragen? Wir prüfen mit Ihnen, ob eine vorhandene Funktion, eine Schnittstelle oder Individualsoftware der passende nächste Schritt ist.